Fortroligt affald og makulering: sådan vælger virksomheden en sikker løsning

Fortroligt affald er materiale med oplysninger, der ikke må komme uvedkommende i hænde. Det er typisk papir, men kan også være lagermedier som harddiske og USB-nøgler.

• Personaledokumenter, lønsedler og ansøgninger
• Kunde- og patientoplysninger
• Kontrakter, tilbud og regnskaber
• Interne strategier og forretningshemmeligheder
• Lagermedier med data

Når dokumenter indeholder personoplysninger, har virksomheden et ansvar for at beskytte dem – også når de kasseres. Lagermedier behandles i guiden om elektronikaffald.

En kontormakulator kan være fin til et par ark, men bliver hurtigt upraktisk og ender ofte med, at dokumenter lægges “til senere”. En aflåst beholder gør det nemt at gøre det rigtige.

Spørg aktøren, hvilket sikkerhedsniveau makuleringen sker efter, og hvad makuleringsbeviset indeholder. Sammenlign det med jeres egne krav – nogle virksomheder har interne retningslinjer for, hvilke dokumenter der kræver hvad.

Et makuleringsbevis er aktørens bekræftelse på, at materialet er makuleret. Det indeholder typisk dato, adresse, mængde og metode. Gem beviserne sammen med jeres øvrige dokumentation for affaldshåndtering.

Sæt de aflåste beholdere, hvor fortroligt papir opstår: ved HR, økonomi, ledelse og ved printere i afdelinger med følsomme oplysninger. Lav en enkel regel: “Er du i tvivl, så makulér.” Det er billigere end at tage chancen.

Fortroligt papir må ikke blandes med det almindelige papir i papirbeholderen. Omvendt behøver almindeligt papir uden fortrolige oplysninger ikke makuleres.

Prisen afhænger af antal beholdere, tømningsfrekvens, løsningstype og krav til sikkerhed. Makulering på stedet koster typisk mere end ekstern makulering, fordi det kræver en særlig bil. En fast aftale med jævn tømning er ofte enklest for kontorer. Se mere om affaldsløsning til kontor.

På Affaldstilbud.dk kan I angive fortroligt affald som en del af jeres behov – fx antal kasser eller beholdere – og relevante affaldsvirksomheder kan byde. Affaldstilbud.dk makulerer ikke selv. Læs mere om erhvervsaffald.

Gå gennem afdelingerne og find de steder, hvor papir med personoplysninger, kontrakter, lønoplysninger, kundedata eller interne notater udskrives og kasseres. Det er ofte mere end HR og økonomi: reception, salg, møderum og printerområder kan også skabe fortroligt affald. Placér beholderne tæt på kilden, så medarbejderen ikke lægger dokumentet i en almindelig papirkurv “for nu”.

Aftal en konsekvent intern regel for, hvad der skal i sikkerhedsbeholderen. En enkel standard er lettere at følge end mange undtagelser. Sørg samtidig for, at almindeligt papir fortsat sorteres til genanvendelse; sikker makulering bør reserveres til det materiale, der faktisk kræver den.

Spørg, hvordan beholderne er sikret, hvem der må hente dem, om de åbnes undervejs, hvor makuleringen foregår, og hvornår I modtager et destruktionsbevis. Hvis affaldet behandles uden for adressen, skal transport og midlertidig opbevaring indgå i vurderingen. Aftalen bør også beskrive, hvad der sker ved en bortkommet nøgle, en beskadiget beholder eller en forsinket afhentning.